Controle de prazos processuais: como montar uma rotina que não depende da memória

Perder um prazo raramente é falta de conhecimento jurídico. Na maior parte das vezes, o problema está no fluxo: a publicação foi lida por duas pessoas e nenhuma ficou responsável, o prazo foi anotado em uma agenda pessoal, ou a intimação eletrônica de um tribunal menos acessado passou despercebida.

Uma rotina de controle de prazos existe para tirar essa responsabilidade da memória de cada advogado e colocá-la em um processo que qualquer pessoa da equipe consegue seguir e conferir.

O que a lei estabelece sobre a contagem

Dias úteis

No Código de Processo Civil, os prazos processuais fixados em dias, por lei ou pelo juiz, são contados apenas em dias úteis (art. 219 e parágrafo único). Pela regra do art. 224, exclui-se o dia do começo e inclui-se o do vencimento.

Recesso de fim de ano

O art. 220 do CPC suspende o curso dos prazos processuais entre 20 de dezembro e 20 de janeiro, inclusive. A rotina do escritório precisa prever esse período no cálculo de vencimento.

Intimação eletrônica

Na Lei nº 11.419/2006, a intimação feita no sistema eletrônico deve ser consultada em até 10 dias corridos contados do envio; não havendo consulta, considera-se feita ao término desse prazo (art. 5º, § 3º). Por isso, todos os portais em que o escritório atua precisam ser verificados diariamente.

Procedimentos regidos por lei especial podem ter regras próprias de contagem. Confira sempre a norma aplicável ao caso.

Uma rotina em quatro etapas

1. 1 Captura. Publicações e intimações de todos os tribunais entram por um único ponto, conferido todos os dias, inclusive os portais menos usados.
2. 2 Cadastro. Cada prazo é lançado na pasta do processo com data de disponibilização, início da contagem, vencimento e advogado responsável.
3. 3 Conferência. Uma segunda pessoa confere o cálculo do vencimento, considerando dias úteis, feriados locais e suspensões.
4. 4 Acompanhamento. Um painel diário mostra prazos que vencem hoje e nos próximos dias, com prazo interno anterior ao prazo legal.

Como o controle funciona dentro de um sistema

Em um sistema de gestão jurídica, o prazo nasce dentro da pasta do processo. A intimação é registrada no expediente, o prazo recebe data de vencimento e responsável, e o painel do escritório mostra o que vence hoje, amanhã e na semana.

No BlueJus, o registro dos expedientes da pasta é lido pelo sistema: ao anotar, por exemplo, uma audiência com a data, o expediente e o prazo correspondentes são gerados, o que reduz o lançamento manual em duplicidade.

Checklist diário

• Conferir as intimações de todos os portais em que o escritório atua.
• Lançar cada prazo novo na pasta, com responsável definido.
• Revisar os prazos que vencem nos próximos cinco dias úteis.
• Confirmar feriados locais e eventuais suspensões do tribunal.
• Registrar no expediente da pasta o que foi protocolado.